Når webinaret driller… Og hvad du kan lære af at mit webinar crashede min server

Igår skulle have været mit hidtil største webinar til dato. Helt præcis havde 508 tilmeldt sig webinaret om at lave online kurser, og jeg overdriver vist ikke når jeg siger at jeg havde set utroligt meget frem til det.

Men noget gik helt galt, serveren crashede og jeg måtte aflyse webinaret.

I dette blog indlæg vil jeg prøve at redegøre for hvorfor det gik galt, og hvad du kan lære af det.

Og så håber jeg også at du kan indse at teknikken nogen gange kan drille. Selv for mig der har 15 år i IT branchen, har afholdt webinarer siden 2011 på 4-5 forskellige platforme, og endda undervist i at lave webinarer.

Det er surt, men arbejder du med online medier, vil du komme ud for det før eller siden.

Men lad os kigge på hvad der gik galt.

Forberedelsen af webinaret

webinar-setup-google-hangouts-on-airAllerede en time inden webinaret sad jeg klar på kontoret og gjorde klar. Dette inkluderede blandt andet, at jeg får lavet en god arbejdsopsætning med to skærme (præsentationen på een og noterne på en anden), samt en iPad hvor jeg kan se webinaret fra brugeres synspunkt og tilgå spørgsmål.

Selve Google Hangouts on Air delen blev også startet op i god tid, mere end en halv time inden.

Et kvarter før webinar start, slår jeg selve live webinar siden til. Det betyder at folk der nu går ind på live linket vil blive mødt af live video siden, i stedet for en skærm der står og tæller ned.

Indtil videre går det helt efter planen.

Men så begynder folk at ankomme

De første sidder allerede klar mere end et kvarter inden webinaret, men en stor del logger på ca. fem minutter inden webinar start, og så går det galt.

Serveren holder simpelthen op med at svare, og dem der logger på, inkl. mig der sidder og følger med i tallene, begynder at få “timeout” fejl. Altså hvor browseren bare står og venter, for til sidst bare at komme med en fejlmeddelelse.

Jeg behøver vel ikke at sige, at jeg på dette tidspunkt føler mig en smule presset?!

Samtidig begynder det at vælte ind med e-mails fra folk der ikke kan komme på.

Det er hurtigt tydeligt at webinaret ikke kommer til at spille, så jeg sender en e-mail ud til dem der har tilmeldt sig via mit nyhedsbrevssystem GetResponse.

Desværre har jeg kun ca. 300 ud af de mere end 500 tilmeldte på en liste i dette system. Derfor er det kunne disse 300 jeg sender en e-mail til. De resterende 200 har jeg ikke mulighed for at skrive til, da disse stadig ligger i webinar systemet – yikes.

Så jeg sender mailen ud, og begynder så at svare alle dem der har skrevet til mig. Der er en del, så svaret bliver et kort standard svar, hvor jeg undskylder og siger jeg vender tilbage.

Der røg en del e-mails ud igår 😉

Serveren forbliver presset den næste halve time, hvor alle fortsætter med at prøve at komme ind.

Men efter den halve time, lykkedes det mig at få genstartet serveren, men så opstår næste problem…

Serveren crashede INDEN webinaret. Derfor fik webinar systemet aldrig sendt den e-mail der skulle gå ud på start tidspunktet for webinaret som en sidste reminder.

Teksten i mailen er henad “Nu er vi live…“. Så hvad tror du der sker?

Alle dem der oprindeligt havde givet op, og eventuelt set min e-mail om at jeg havde aflyst webinaret, tror nu at der alligevel sker noget, og begynder at klikke på linket igen.

Og ja… så dør serveren igen…

Og ja… så begynder folk at skrive e-mails til mig igen…

Og ja… jeg sender endnu flere standard svar ud til dem der skriver 😉

Først en lille time efter webinaret skulle have været startet, begynder jeg at kunne komme i kontakt med serveren igen, og på trods af at klokken nu nærmer sig 21, begynder jeg på at fejlsøge og se på

  1. hvad kan jeg lære af oplevelsen, og
  2. hvordan kan jeg sikre mig næste gang

Platformen

Igennem årene har jeg som sagt brugt flere forskellige webinar platforme.

Jeg startede på Freebinar.com der senere blev til anymeeting.com. På det tidspunkt brugte jeg denne platform fordi den var gratis (deltagerne fik til gengæld vist reklamer), men det var det eneste reelle alternativ til GoToWebinar, der hidtil havde været den primære spiller på webinar markedet.

GoToWebinar koster $100 om måneden, men denne “start pakke” har kun mulighed for 100 webinar deltagere, og med mange hundrede registrerede til mine webinarer, ville jeg hurtigt skulle til at skuffe en masse mennesker der ville gå forgæves.

Jeg kunne selvfølgelig bare opgradere, men deres næste pris niveau er $400 hvilket jeg synes er en smule pebret når jeg måske holder et webinar i kvartalet.

Derfor har jeg indtil videre brugt systemer der anvender Google Hangouts on Air.

Google Hangouts on Air leverer en skalerbar video platform, der kan have tusindvis af live deltagere og samtidig er gratis (what’s not to like…), men det mangler webinar funktioner såsom tilmeldingssider, reminder e-mails, mulighed for spørgsmål og lidt andre ting.

Derfor findes der flere systemer der tilføjer webinar funktionalitet til det.

Du har sikkert set nogen af dem før. Rigtig mange bruger fx WebinarJam. Selv har jeg i flere år brugt noget der hedder EasyWebinar, der er et plugin til WordPress.

webinarignitionDet har fungeret fint, men der er nogle features jeg har savnet, derfor skiftede jeg fornyeligt til et andet WordPress plugin der hedder WebinarIgnition.

Og her finder man min første fejl.

Jeg har blind tiltro til at det virker lige så godt som EasyWebinar.

Så jeg vælger at prøve en ny platform til mit hidtil største webinar.

Husk på at det er videoen der jo bliver håndteret af Google der er den “tunge del” i et webinar. WebinarIgnition skal reelt “bare” vise en side linket til videoen og en formular til spørgsmål.

Men hvordan software skalerer, altså hvordan det opfører sig når der kommer 10, 20, 50, 100, 500, 1000 bruger på, det er svært at teste selv.

Derfor blev jeg også noget overrasket over at min server døde.

Især fordi jeg ikke ligger på et billigt webhotel, men på en dedikeret virtuel server med 4GB ram der stort set ingenting laver.

Til WebinarIgnitions forsvar skal det siges at de svarede på min support forespørgsel, efter kun ca. en time. Om end de ikke rigtig kan hjælpe, da de jo ikke har kigget på hvad der skete på min server.

Så hvad kan jeg (og du) lære af dette?

  • Teknik kan drille selv for en med min baggrund. Så planlæg efter det
  • Hav en backup plan/system klar
  • Kommuniker hurtigt så folk ikke bliver frustrerede

Teknik driller
Har den ikke gjort det for dig endnu, så kommer den til det. Fordi et webinar driller, betyder det ikke at jeg holder op med at lave webinarer.

Backup plan
Hvis muligt kan det være godt at have en alternativ platform på hånden, som man kan sende folk til i stedet.

Hurtig kommunikation
Skriver du ikke ud selv, vil folk skrive til dig når der opstår problemer. Det er bedre at være upfront og ærlig om problemerne, så tager de fleste det pænt.

Hvad så nu?

Nu sidder jeg så og skal finde en ny dato for webinaret, og jeg må tilstå at jeg fortsat gerne vil prøve WebinarIgnition af, da den har alle de features jeg gerne vil have i et webinar produkt.

Så hvordan undgår jeg endnu et server nedbrud?

Strategien er

  1. Afsæt flere ressourcer
  2. Optimer eksisterende løsning
  3. Introducer redundans

Lidt mere teknisk (hvis du er interesseret):

  1. Jeg har allerede nu opgraderet min server fra 4GB til 8GB ram
  2. Jeg kommer til at lave en “statisk webinar side”. Det er lidt teknisk, men ved at lave en statisk html side, skal serveren slet ikke bruge samme computer kræft på at generere den og burde derfor kunne servicere flere brugere
  3. Jeg vil ikke linke direkte til live webinar siden, men derimod bruge et “mellem link”. Det betyder, at hvis jeg har behov for at skifte system, kan jeg gøre dette bare ved at ændre hvor dette “mellem link” peger hen. Derfor behøver jeg ikke sende en e-mail ud med et nyt link såfremt jeg ender med at skulle skifte platform
  4. Jeg vil have en GoToWebinar konto i baghånden, så hvis serveren alligevel dør, vil folk blive sendt til GoToWebinar istedet

Hvordan kommer det til at gå? Jeg håber på det bedste, men vil opdatere blog indlægget når jeg har afholdt webinaret…

4 replies
  1. Bente
    Bente says:

    Pu-ha, sikke en omgang. Kan mærke hvordan panikken må være kommet snigende. Men skønt at du melder så ærligt ud, og egentlig ret rart at vide, at det også går galt for profferne 🙂

    Svar
  2. Anette
    Anette says:

    Hvordan gik det så Rasmus? Skete der nogle tekniske udfald ‘behind the scene’, som vi ikke fik med 😉

    Svar
    • rasmus
      rasmus says:

      Ha, nej ikke denne gang.

      Anden gang gik det fint, om end jeg ikke er helt tilfreds med det tekniske setup. Fordi jeg måtte ind og tune systemet lidt, betød det desværre et farvel til statistikkerne, så jeg har ikke et præcist tal på antallet af live deltagere.

      /Rasmus

      Svar

Skriv en kommentar

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *